Büroumzug planen: der Zeitplan in Kurzform
Als allgemeine Faustregel gilt: Ein Büroumzug sollte 8 bis 12 Wochen vor dem Umzugstag geplant werden, bei großen Büros mit mehreren Etagen eher früher. Die meiste Zeit geht nicht für den Transport drauf, sondern für Vorbereitung: Internetanschluss, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Aussortieren und die Information des Teams.
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12 bis 8 Wochen vorher
Umzugstermin festlegen, Umzugsfirma anfragen und Besichtigung vereinbaren. Internetanschluss am neuen Standort beauftragen. Kündigungsfristen und Übergabetermin für das alte Büro prüfen.
2
8 bis 6 Wochen vorher
Stellplan für das neue Büro erstellen. Mitarbeitende über Termin und Ablauf informieren. Hausverwaltungen an beiden Standorten wegen Aufzug und Ladezone kontaktieren.
3
6 bis 4 Wochen vorher
Akten aussortieren, Möbel prüfen, Entsorgung und eventuelle Einlagerung klären. Halteverbotszone beantragen lassen.
4
3 bis 2 Wochen vorher
Umzugskartons liefern lassen. Adressänderung an Kunden, Lieferanten, Banken und Behörden vorbereiten.
5
Letzte Woche
Mitarbeitende packen ihre Arbeitsplätze. IT sichert alle Daten. Etiketten und Stellplan sind verteilt.
6
Umzugstag und danach
Abbau, Transport, Aufbau, Funktionsprüfung der Technik. Am ersten Arbeitstag eine Ansprechperson für offene Fragen bestimmen.
Die ausführliche Liste mit allen Punkten zum Abhaken finden Sie in unserer Checkliste für den Firmenumzug.
Mitarbeitende einbinden
Ein Umzug verändert den Arbeitsalltag jedes Einzelnen: neuer Arbeitsweg, neuer Sitznachbar, vielleicht ein Großraum statt eines Einzelbüros. Wer das erst zwei Wochen vorher erfährt, reagiert verständlicherweise gereizt. Informieren Sie Ihr Team früh über Termin, neue Adresse und Ablauf, auch wenn noch nicht jedes Detail feststeht.
Bewährt hat sich eine Person im Unternehmen, die den Umzug intern koordiniert. Sie sammelt Fragen, verteilt Etiketten, erinnert an Packtermine und ist am Umzugstag Ansprechpartnerin für das Umzugsteam. Das muss nicht die Geschäftsführung sein. Wichtig ist, dass diese Person Entscheidungen treffen darf, etwa wenn ein Schrank nicht an die geplante Stelle passt.
Geben Sie Ihrem Team vor dem Umzug praktische Informationen: Wie komme ich mit öffentlichen Verkehrsmitteln zum neuen Büro, wo gibt es Fahrradstellplätze, wie funktioniert der Zugang zum Gebäude? Ein kurzes Rundschreiben mit diesen Antworten verhindert, dass am Montag die Hälfte vor einer verschlossenen Eingangstür wartet.
Hausverwaltung und Aufzug an beiden Standorten
Viele Bürogebäude in Berlin haben feste Regeln für Umzüge: Transporte nur zu bestimmten Zeiten, Anmeldung mit Vorlauf, Schutz von Aufzug und Fluren, manchmal eine Abnahme vor und nach dem Umzug. Diese Regeln gelten oft am alten und am neuen Standort. Fragen Sie beide Hausverwaltungen früh nach der Hausordnung für Umzüge und leiten Sie diese an die Umzugsfirma weiter.
Klären Sie außerdem, wo der Lkw halten darf. Manche Gebäude haben einen Ladehof oder eine Einfahrt, andere nur die Straße. Wenn Ihr Büro in einem Hinterhaus liegt, wie es in Kreuzberg, Mitte oder Neukölln häufig vorkommt, verlängert sich der Trageweg durch Durchfahrt und Hof. Das beeinflusst die Dauer und damit die Kosten.
Halteverbotszone in Berlin
In vielen Berliner Straßen ist vor dem Bürogebäude kein freier Platz für einen Lkw. Ohne Halteverbotszone parkt der Umzugswagen in zweiter Reihe oder ein paar Hausnummern weiter, und jeder Karton wird länger getragen. Eine eingerichtete Halteverbotszone sorgt dafür, dass der Platz vor dem Eingang am Umzugstag frei ist.
Die Genehmigung braucht Vorlauf, und die Schilder müssen einige Tage vor dem Umzug aufgestellt werden. Mars Umzüge beantragt Halteverbotszonen und stellt die Schilder auf. Mehr dazu lesen Sie auf der Seite zur Halteverbotszone.
Der erste Arbeitstag im neuen Büro
Der Umzug ist nicht mit dem letzten Karton erledigt. Am ersten Arbeitstag zeigt sich, was fehlt: ein Monitorkabel, ein Schlüssel für den Rollcontainer, eine Netzwerkdose ohne Signal. Sammeln Sie solche Punkte an einer Stelle, am einfachsten bei der Person, die den Umzug intern koordiniert hat. So wird nicht jede Kleinigkeit fünfmal gemeldet.
Planen Sie für diesen Tag bewusst weniger Termine ein. Kundengespräche am Montagvormittag nach einem Wochenend-Umzug setzen das Team unnötig unter Druck. Leere Umzugskartons stapeln Sie am besten an einem Ort, zum Beispiel im Flur oder im Kopierraum. Leihkartons von Mars Umzüge werden nach dem Umzug wieder abgeholt.
Mängel sofort festhalten
Prüfen Sie Möbel, Böden und Wände im neuen Büro gleich nach dem Umzug und notieren Sie, was auffällt. Wer erst Wochen später einen Kratzer meldet, kann kaum noch nachweisen, wann er entstanden ist.
Halteverbotszone für Ihren Büroumzug gleich mitbeantragen lassen